Ob ein Zuwendungsempfänger berechtigt ist, Vorsteuer abzuziehen oder nicht, ist eine wichtige Grundlage bei der Berechnung der zuwendungsfähigen Ausgaben. Aber was verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff der Vorsteuer? Was hat es mit der Vorsteuerabzugsberechtigung in Deutschland auf sich? Fragen, deren Beantwortung der zuwendungsrechtlichen Sachbearbeitung möglich sein sollte. Denn nur wenn das grundlegende System verstanden und die wesentlichen Vorschriften bekannt sind, kann eine ordnungsgemäße Bearbeitung erfolgen.
In Deutschland schreibt § 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) vor, dass grundsätzlich alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Wer Unternehmer ist, bestimmt sich nach § 2 UStG.
Man kann also sagen, dass dem Grunde nach erst einmal alle, die in Deutschland einem Gewerbe oder einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen, der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Zwar kommt dann eine ganze Reihe von Ausnahmen zum Tragen, die dazu führen, dass diese Personen doch nicht oder zumindest mit bestimmten Tätigkeiten nicht der Umsatzsteuerpflicht unterliegen – dies muss aber am konkreten Einzelfall geprüft werden.
Umsatzsteuer wird im Alltag oft als Mehrwertsteuer bezeichnet
Wie weit die Umsatzsteuerpflicht reicht, bemerkt man im täglichen Leben meist dann, wenn man sich den Kassenbon, die Eintrittskarte oder die Rechnung genauer anschaut. Denn dort sieht man schwarz auf weiß, dass die Umsatzsteuerpflicht doch sehr weitreichend im Alltag zuschlägt und mit ihren 19 Prozent bzw. 7 Prozent (§ 12 UStG) ein hübsches Sümmchen ausmachen kann.
Die Umsatzsteuer wird im täglichen Leben auch oft als Mehrwertsteuer bezeichnet. Aber woher kommt das? Dieser Begriff wird nachvollziehbar, wenn man sich das Prinzip der Besteuerung anschaut. Dieses ist im Grundsatz sehr einfach. Wichtigstes Ergebnis ist die Erkenntnis, dass die Umsatzsteuer immer die Partei bezahlt, welche die Dienstleistung bzw. das produzierte Gut letztlich als Privatfrau oder Privatmann erhält – also die Privathaushalte. Aber schauen wir genauer hin.
Jede Station steigert den Wert
Um das System der Umsatzbesteuerung zu verstehen, muss man sich zunächst verdeutlichen, dass Güter und Dienstleistungen in unserem Wirtschaftsleben eine Kette von verschiedenen Stationen durchlaufen. Bei jeder dieser Stationen wird der Wert eines Gutes oder einer Dienstleistung dadurch gesteigert, dass es verbessert, verarbeitet oder allgemeiner gesagt aufgewertet wird.
Es wird also in jeder Station ein Mehrwert geschaffen. Diesen Mehrwert zu besteuern ist das Ziel der Umsatzsteuer und auch der Grund für die umgangssprachliche Bezeichnung als „Mehrwertsteuer“. Die Berechnung und damit das System soll anhand des folgenden Beispiels erläutert werden.
Tim der Schreiner
Stellen wir uns einen Schreiner vor, der in seiner Schreinerei Holzfenster herstellt. Dazu kauft er bei seinem Holzhändler das notwendige Holz und bei einem Glaser das notwendige Glas, jeweils im Wert von 100 Euro. Auf diese Preise zahlt der Schreiner zunächst mit der Rechnung des Holzhändlers bzw. des Glasers jeweils 19 Prozent Umsatzsteuer, also jeweils 19 Euro. Somit zusammen 38 Euro. Diese Umsatzsteuer, die der Schreiner zahlt, wird auch als „Vorsteuer“ bezeichnet.
Nachdem der Schreiner aus dem Holz und dem Glas ein Fenster gebaut hat, verkauft er dieses für 500 Euro an eine Privatperson weiter. Dabei muss er ebenfalls auf diesen Verkaufspreis 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen. Dies ergibt einen Rechnungsbetrag von insgesamt 595 Euro. Die eingenommene Umsatzsteuer von 95 Euro muss der Schreiner nun an das Finanzamt abführen.
Eigentlich soll nur der Mehrwert besteuert werden
Allerdings kommt jetzt zum Tragen, dass ja eigentlich nur der Mehrwert besteuert werden soll. Denn in dem Fensterpreis von 500 Euro ist der Wert des Holzes und des Glases in Höhe von je 100 Euro bereits enthalten. Der Mehrwert, der durch den Schreiner geschaffen wurde, beträgt somit lediglich 300 Euro.
Dies ist der Grund, warum der Schreiner von der eingenommenen Umsatzsteuer in Höhe von 95 Euro diejenige Umsatzsteuer abziehen darf, welche er selbst beim Einkauf des Holzes und des Glases bezahlt hat – also die genannten 38 Euro. Dieses Recht ist die Vorsteuerabzugsberechtigung; geregelt ist sie in § 15 UStG.
Nur der Endkunde zahlt die Umsatzsteuer
Somit muss er nur noch die verbleibende Umsatzsteuer von 95 Euro abzüglich 38 Euro und damit 57 Euro an das Finanzamt abführen. Diese 57 Euro entsprechen auch genau den 19 Prozent des Mehrwertes von 300 Euro, welchen der Schreiner geschaffen hat.
Dieses System greift bei jeder Station, bis dahin, wo das Gut oder die Dienstleistung den Endkunden erreicht. Also zahlt immer nur der Endkunde die Umsatzsteuer. Denn selbst für den Fall, dass der Schreiner das gebaute Fenster nicht verkauft, weil es zum Beispiel zufällig zerstört wird, kann er die gezahlten 38 Euro Vorsteuer vom Finanzamt zurückerhalten. Dazu gibt er diese 38 Euro in seiner Umsatzsteuererklärung als Vorsteuer an. Da er keine Umsatzsteuer eingenommen hat, verbleibt ein Guthaben in Höhe der genannten Vorsteuer von 38 Euro, welche das Finanzamt ihm dann erstattet.
Darum ist es bei Zuwendungen so wichtig
Aus dem Beispiel wird deutlich, warum die Angabe des Zuwendungsempfängers, ob er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, so wichtig ist. Denn durch den Vorsteuerabzug kann er sich die gezahlten Beträge vom Finanzamt erstatten lassen. Würde die Zuwendung in diesem Fall fälschlicherweise vom Bruttobetrag berechnet, würde die Förderung auch anteilig auf einen Betrag gezahlt, welcher dem Zuwendungsempfänger in voller Höhe vom Finanzamt zurückerstattet wird. Es würde also eine Zuwendung auf eine angebliche Ausgabe gezahlt, die so überhaupt nicht entstanden ist.
Genau das greifen die Verwaltungsvorschriften auf. Nach VV Nr. 2.6 zu § 44 BHO gehört die Umsatzsteuer, die nach § 15 UStG als Vorsteuer abziehbar ist, nicht zu den zuwendungsfähigen Ausgaben. Damit dies überhaupt beurteilt werden kann, verlangt VV Nr. 3.2 zu § 44 BHO bereits mit dem Antrag eine Erklärung darüber, ob der Zuwendungsempfänger allgemein oder für das betreffende Vorhaben zum Vorsteuerabzug berechtigt ist; in diesem Fall hat er die sich ergebenden Vorteile im Finanzierungsplan bzw. im Haushalts- oder Wirtschaftsplan auszuweisen.
Auch dies soll an einem Beispiel verdeutlicht werden. Die zuwendungsfähige Ausgabe beträgt 119 Euro einschließlich 19 Euro Umsatzsteuer.
60 Prozent statt 50 Prozent Förderung
Die Förderung beträgt 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben. Würde man die Zuwendung nun auf den Bruttobetrag berechnen, wäre das Ergebnis 59,50 Euro. Der Zuwendungsempfänger würde jedoch die 19 Euro vom Finanzamt erstattet bekommen und hätte eine tatsächliche Gesamtausgabe von nur 100 Euro. Abzüglich der Förderung von 59,50 Euro würde sein Eigenanteil folglich nur 40,50 Euro betragen. Die tatsächliche Förderquote läge also nicht bei 50 Prozent, sondern faktisch bei fast 60 Prozent.
Diese Systematik setzt sich bis in die Abrechnung fort. So dürfen etwa nach Nr. 4.3 der NABF in der Belegliste nur die Entgelte, also die Preise ohne Umsatzsteuer, berücksichtigt werden, soweit der Zuwendungsempfänger die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG hat.
Die Prüfung ist nicht immer einfach
Leider ist die Überprüfung, ob ein Zuwendungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, nicht immer einfach. So gibt es Zuwendungsempfänger, bei denen eine solche Berechtigung nur für bestimmte Teile der Tätigkeit vorliegt – dann ist die Vorsteuer nach § 15 Abs. 4 UStG aufzuteilen. Oder die Berechtigung wird vom zuständigen Finanzamt zunächst nur vorläufig festgesetzt.
Für die Bewilligungspraxis folgt daraus zweierlei. Erstens sollte die Erklärung des Antragstellers nicht nur eingeholt, sondern auch im Antragsprüfvermerk gewürdigt werden – gegebenenfalls unter Anforderung einer Bestätigung des Finanzamtes. Zweitens sollte bedacht werden, dass sich der Status während der Projektlaufzeit ändern kann. Eine entsprechende Mitteilungspflicht lässt sich über eine besondere Nebenbestimmung absichern.
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§ 2b UStG: ab 2027 wird es ernst
Eine weitere Herausforderung kommt für die öffentliche Hand hinzu. Mit § 2b UStG wurde die Unternehmereigenschaft juristischer Personen des öffentlichen Rechts – aufgrund europarechtlicher Harmonisierungsvorgaben – grundlegend neu geregelt. Statt der bisherigen Anknüpfung an den Betrieb gewerblicher Art gelten nun die allgemeinen Regelungen, sodass Bund, Länder und Gemeinden im Grundsatz als Unternehmer anzusehen sind, soweit sie selbstständig eine nachhaltige wirtschaftliche Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen ausüben.
Die Vorschrift trat bereits zum 1. Januar 2016 in Kraft, ihre verpflichtende Anwendung wurde jedoch mehrfach verschoben. Nach der zuletzt durch das Jahressteuergesetz 2024 vorgenommenen Verlängerung der Übergangsregelung des § 27 Abs. 22a UStG können optierende juristische Personen des öffentlichen Rechts noch bis zum 31. Dezember 2026 nach altem Recht verfahren. Ab dem 1. Januar 2027 ist § 2b UStG verbindlich anzuwenden.
Für die Zuwendungspraxis heißt das: In vielen Bereichen, in denen Kommunen, Hochschulen und andere Körperschaften Empfänger von Zuwendungen sind, kann künftig eine Vorsteuerabzugsberechtigung entstehen, die es bisher nicht gab. Bewilligende Stellen sollten sich darauf einstellen, dass sich bei diesen Empfängern die Berechnungsgrundlage der zuwendungsfähigen Ausgaben ändern kann – und zwar möglicherweise mitten in laufenden Bewilligungszeiträumen.
Auch wenn sich die bewilligenden Stellen darauf zurückziehen könnten, dass der Zuwendungsempfänger selbst erklären muss, ob er für das zu fördernde Projekt vorsteuerabzugsberechtigt ist oder nicht, werden sie dennoch nicht vollständig aus der Pflicht entlassen, die Angaben auch zu überprüfen und nicht einfach blauäugig zu übernehmen. Gut, wenn dann das Grundverständnis für das deutsche Umsatzsteuersystem vorhanden ist.
Quellen und Stand
Steuerrecht: §§ 1, 2, 2b, 12, 15 sowie § 27 Abs. 22 und Abs. 22a UStG; Art. 13 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG); Verlängerung der Übergangsregelung durch das Jahressteuergesetz 2024.
Zuwendungsrecht: VV Nr. 2.6 und Nr. 3.2 zu § 44 BHO; Nr. 4.3 NABF. Für Nordrhein-Westfalen gelten die inhaltsgleichen Regelungen der VV zu § 44 LHO NRW; die Nummerierung kann dort abweichen.
Stand: August 2026. Der Beitrag berücksichtigt die bis zum 31. Dezember 2026 laufende Übergangsregelung zu § 2b UStG. Da diese Frist in der Vergangenheit mehrfach verlängert wurde, empfiehlt sich vor der Anwendung im Einzelfall ein Blick in die jeweils geltende Fassung des § 27 Abs. 22a UStG. Ein Fachbeitrag schafft Orientierung; maßgeblich bleiben die geltenden Vorschriften und der konkrete Einzelfall. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.
Der Text wurde mit Unterstützung von KI erstellt aber durch den Autor redaktionell überarbeitet und kontrolliert.